Tủ Sắt VPT xin hướng dẫn một số cách để quản lý tài liệu văn phòng hợp lý và hiệu quả nhất.
Trong mỗi văn phòng hiện đại, tủ đựng tài liệu trở thành vật dụng không thể thiếu giúp bảo quản, lữu trữ dữ liệu, đồ đạc một cách an toàn và hợp lý. Chúng tôi xin đưa ra cho các bạn một số cách để quản lý tài liệu văn phòng hợp lý và hiệu quả nhất.
Sắp xếp tài liệu một cách khoa học
Khi sắp xếp tủ đựng tài liệu, bạn nên chọn một vị trí thật khoa học theo thứ tự thời gian, mẫu tự hoặc tính chất hồ sơ. Sẽ giúp cho bạn tìm kiếm đồ đạc dễ dàng hơn.
– Theo thời gian: Các hồ sơ có thể được chia theo từ thời gian cụ thể, ngày, tuần, tháng hoặc quý dựa theo thời gian mà nó phát sinh. Bạn cần ghi chú cẩn thận thời điểm để dễ dàng tìm kiếm.
– Theo mẫu tự: Đó là sắp xếp theo bảng chữ cái (A, B, C…), trong từng mẫu tự lại được chia theo thứ tự nhỏ hơn. Ví dụ: Mẫu tự B sẽ có Báo cáo thu nhập – Báo cáo lợi nhuận – Bảng cân đối kế toán – Báo cáo lưu chuyển tiền tệ…
– Theo loại hồ sơ: Bạn có thể sắp xếp tủ đựn tài liệu thành các vùng khu vực như Hồ sơ thường > Hồ sơ mật >Hồ sơ tối mật hoặc Hồ sơ chưa giải quyết > Hồ sơ đang giải quyết > Hồ sơ đã giải quyết xong.
Tủ hồ sơ
Chỉ lưu trữ các tài liệu cần thiết
Dù bạn có sắm chiếc tủ đựng tài liệu to đến mấy cũng không thể lưu trữ tất cả từ hồ sơ, tài liệu, đồ đạc, giấy tờ và nhiều đồ dùng khác. Ngoài ra lại có quá nhiều tài liệu lộn xộn sẽ rất khó quản lý và tìm kiếm mỗi khi cần đến.
Vì thế, bạn nên loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng, lựa chọn tài liệu cần thiết, quan trọng và lưu trữ trong tủ. Hay bạn có thể giữu gìn hồ sơ, tài liệu cũ vào đĩa CD-ROM để dễ dàng tìm thấy mỗi khi cần đến.
Xếp các tài liệu liên quan một chỗ
Bạn nên chia tủ tài liệu thành từng khu vực riêng biệt để sắp xếp các tài liệu có liên quan với nhau sẽ giúp việc tìm kiếm, sắp xếp sẽ đẽ dàng hơn nhanh hơn.
Chia thành thư mục nhỏ để dễ quản lý
Nếu bạn có một số lượng lớn các tập tin trong một thư mục hoặc nhiều thư mục con trong thư mục chính thì nên chia chúng thành các nhóm nhỏ, cụ thể hơn. Ví dụ: Bạn có thể sắp xếp các thư mục “Kế hoạch kinh doanh” thành các thư mục con như “ Kế hoạch kinh doanh cho năm 2013”, “Kế hoạch kinh doanh năm 2012” hay “Kế hoạch kinh doanh năm 2011”… Bằng cách chia thành các thư mục con một cách hợp lý sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra tài liệu mỗi khi cần.
Lưu tài liệu vào đĩa CD-ROM
Việc scan các tài liệu, đánh số và lưu vào đĩa CD-ROM sẽ giúp bạn lưu trữ được số lượng hồ sơ, báo cáo mà không chiếm nhiều diện tích trong tủ tài liệu. Giúp bạn đảm bảo an toàn cho dữ mà lại dễ tìm kiếm.
Tủ sắt VPT chuyên cung cấp các loại tủ locker văn phòng, tủ locker đựng tài liệu bằng sắt. Quý khách hàng có nhu cầu xin liên hệ.
